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STAPS IN BUSINESS REPORT WRITING .
बिजनेस रिपोर्ट लेखन में कदम।

      लेखन की वास्तविक प्रक्रिया क्योंकि रिपोर्ट को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है जैसे कोई संदेश  (message) लिखना :
       1.Prewriting Stage    2.Writing Stage   3.Rewriting Stage .

1.Prewriting Stage
  परिशोधन चरण
    
परिशोधन चरण में, निम्नलिखित चरणों का पालन किया जाना चाहिए :
 1.अपनी लेखन रिपोर्ट के उद्देश्य को स्थापित करें।

 2.अपनी रिपोर्ट के इच्छित पाठकों को निर्धारित करें कि क्या शीर्ष या मध्यम स्तर का प्रबंधन, आम जनता, कार्यकर्ता, आदि।

3.रिपोर्ट के उद्देश्य के मद्देनजर विषय को कुछ सूचीबद्ध विषयों में संक्षिप्त करें।

4.संबंधित विषय पर पुस्तकालयों, औद्योगिक और सरकारी आंकड़ों से पृष्ठभूमि अनुसंधान सामग्री एकत्र करें।

5.द्वारा अध्ययन के तहत विषय पर जानकारी प्राप्त करें  :
    a. व्यक्तिगत अवलोकन करना,
    b.संबंधित पक्षों का साक्षात्कार,
    c.प्रश्नावली को भरने के लिए विभिन्न संबंधित व्यक्तियों से पूछना और उनकी मदद करना।

6.एकत्रित आंकड़ों का विश्लेषण और मूल्यांकन करें।
   उदाहरण के लिए, प्रबंधन के लिए कंपनी की बिक्री में गिरावट पर रिपोर्ट।रिपोर्ट के साथ संबंधित व्यक्ति या समिति, बिक्री, डीलर मार्जिन, विज्ञापन आदि के बाद मात्रा, कीमतों जैसे चयनात्मक चर तक सीमित कर देगी। फिर व्यक्तिगत या समिति समाचार पत्रों आदि से विषय से संबंधित पृष्ठभूमि अनुसंधान सामग्री एकत्र करेगी। फिर वे डीलरों, उपयोगकर्ताओं, आदि से जानकारी प्राप्त करेंगे।अवलोकन, साक्षात्कार या प्रश्नावली के माध्यम से।  डेटा एकत्र करने के बाद वे सार्थक बातचीत के लिए विश्लेषण और मूल्यांकन करेंगे।

2.Writing stage
   लेखन मंच
 

  प्रस्तुत की जाने वाली प्रासंगिक जानकारी प्राप्त करने और इकट्ठा करने के बाद, अगले चरण में रिपोर्ट के पहले मसौदे को लिखने के लिए मामले को तार्किक अनुक्रम में रेखांकित और व्यवस्थित करना शामिल है। व्यावसायिक रिपोर्ट छोटी हो सकती है, पत्र या ज्ञापन के रूप में, या लंबी लिखी जा सकती है। छोटी रिपोर्ट को अनौपचारिक तरीके से लिखा जाता है जबकि लंबी रिपोर्ट औपचारिक संरचना में तैयार की जाती है और प्रस्तुत की जाती है।  आमतौर पर संक्षिप्त रिपोर्ट निम्नलिखित उल्लिखित संरचना में लिखी जाती है:

        1.रिपोर्ट का विषय और उद्देश्य।
        2.डेटा और यह स्रोत हैं।
        3.अध्ययन के तरीके।
        4.निष्कर्ष और निष्कर्ष।
        5.अनुशंसाएँ ।

     लंबी रिपोर्ट में निम्नलिखित शर्तें हैं:
   1.शीर्षक पृष्ठ में रिपोर्ट के सभी इंडेंटिफाइंग जानकारी-शीर्षक, कंपनी प्राप्तकर्ता का नाम, डेटा और लेखक का नाम शामिल है।

   2.प्राधिकरण का पत्र व्यक्ति को रिपोर्ट तैयार करने के लिए अधिकृत करता है।

   3.विषय - सूची   रिपोर्ट में संबंधित पृष्ठ संख्या के साथ सभी विषयों और तालिकाओं की सूची शामिल है।

   4.परिचय    रिपोर्ट लिखने का उद्देश्य, डेटा एकत्र करने के तरीके और स्रोत, का वर्णन करता है। परिभाषाएँ, आदि।

   5.तन   उपयुक्त शीर्षकों और उप शीर्षक, ग्राफिक और सचित्र प्रस्तुतियों के तहत लिखे गए अध्ययन के प्रमुख निष्कर्षों में बिंदु दिखाने के लिए, आदि शामिल हैं।

   6.निष्कर्ष   रिपोर्ट की आसान और त्वरित समझ के लिए संक्षेप में निष्कर्षों को हाइलाइट करें, यहां तक ​​कि इसके शरीर को लंघन द्वारा।

   7.सिफारिशें  स्थिति को सुधारने के लिए संबंधित अधिकारियों द्वारा आगे की जाने वाली कार्रवाइयों की गणना करें।

  8.ग्रन्थसूची   रिपोर्ट लिखने में प्रयुक्त सभी स्रोतों को सूचीबद्ध करता है: अंतिम व्यक्ति का साक्षात्कार या पत्राचार किया गया, और पहले से ही अन्य रिपोर्टों, लेखों, दस्तावेजों आदि जैसे संदर्भ लिखे गए, परामर्श किया गया।
       पुस्तकों को निम्नानुसार संदर्भित किया जाता है:
       पीटर, टॉम, मुक्ति प्रबंधन, अल्फ्रेड ए।(Alfred A). न्यूयॉर्क, 1992, 242 पीपी।new York,1992, 242 pp.
   
     लेख इस प्रकार हैं:
       भट, वी प्रसन्ना, "उपनिषदों से प्रेरणा के मुख्य स्प्रिंग्स" भारतीय प्रबंधन, अगस्त 1997-79pp।
       (Bhat, V Prasanna,  "Main springs of motivation for the Upanishads"  Indian Management, August 1997, 73---79pp.

9.परिशिष्ट में वह जानकारी होती है जो शरीर में डेटा का समर्थन करती है जैसे चार्ट, प्रश्नावली, फोटोग्राफ, आदि।

3.Rewriting Stage
   पुनर्वित्त चरण

       व्यापार रिपोर्ट लिखने का तीसरा चरण पुनर्लेखन चरण है जिसमें पहले से लिखे गए मामले को फिर से लिखना, संशोधित करना और पुन: लिखना शामिल है। इसके लिए, निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए :

       1.समग्र उद्देश्य और उसके लेखन के चयनात्मक उद्देश्यों के साथ सुसंगत रिपोर्ट में ?
      2.क्या सूचना पूरी तरह से प्रस्तुत की गई है  ?  क्या पाठक को स्थिति को समझने के लिए अधिक डेटा की आवश्यकता है ?
      3.क्या अनावश्यक शब्दों और वाक्यांशों के उन्मूलन के द्वारा मामले को संक्षिप्त रूप से लिखा गया है ?
      4.क्या रिपोर्ट की भाषा इच्छित पाठक के लिए स्पष्ट होगी  ?  क्या तकनीकी शब्दों को पर्याप्त रूप से परिभाषित किया गया है और अस्पष्ट छाप से बचा गया है  ?
      5.क्या तथ्य और आंकड़े सही दर्ज किए गए हैं  ?  क्या तथ्य और राय अलग-अलग हैं  ?  क्या वे निष्पक्ष, निष्पक्ष और निष्पक्ष हैं  ?
      6.रिपोर्ट को एक विनम्र तरीके से लिखा गया है  ?

अंतिम मसौदा प्रस्तुत करने से पहले रिपोर्ट को सावधानीपूर्वक प्रूफरीड किया जाना चाहिए और बेरहमी से उपरोक्त प्रश्नों के प्रकाश में संपादित किया जाना चाहिए।